Comment réduire le stress lié au courriel

  • Basé sur la recherche

Les chercheurs en conviennent : Les courriels augmentent notre stress et réduisent notre productivité​1–3​.

Souhaitez-vous apprendre à mieux gérer le stress lié aux courriels ?

Au cours des dernières années, les recherches ont apporté de plus en plus de données démontrant qu'une méthode de gestion des courriels peut être réellement efficace.

Mais d'abord, penchons-nous sur les problèmes liés à la façon dont nous traitons les courriels.

L'erreur numéro un du courriel

Vous vous réveillez, vous consultez votre courrier électronique. Vous vous ennuyez, vous consultez votre courrier électronique. Vous attendez avec impatience une réponse de votre employeur, vous vérifiez votre courrier électronique toutes les 30 secondes. Tout le monde le fait. Nous vérifions notre boîte de réception en permanence.

Les gens consultent leur boîte de réception tout le temps, et partout.

Mais lorsque les gens vérifient constamment leurs courriels, ils deviennent plus stressés et se sentent plus débordés​3,4​.

Il faut savoir que la consultation du courriel implique beaucoup de transitions entre le travail et le courriel et entre le courriel et le travail. Chaque fois que vous faites cette transition, votre cerveau a de plus en plus de mal à se concentrer sur les tâches importantes​5​.

Une étude a montré qu'il faut environ 64 secondes pour se remettre d'une interruption de la messagerie électronique​6​. Cela représente jusqu'à 102 minutes - plus d'une heure quarante minutes - perdues chaque jour.

C'est pourquoi la consultation continue de votre courrier électronique peut nuire à votre productivité​7,8​.

Le passage constant du travail à la lecture de notre boîte aux lettres électronique peut ruiner notre productivité

La manière la plus productive de gérer le courrier électronique et de réduire le stress

Si vous souhaitez gérer le courrier électronique de manière plus productive, il suffit de pratiquer systématiquement la mise en lots des courriels.

La mise en lots des courriers électroniques consiste à ne vérifier vos courriels que durant des périodes prédéfinies. Par exemple, vous pouvez décider de ne lire vos courriels qu'à 13 heures, 15 heures et 18 heures.

Il y a trois principaux avantages à la mise en lots des courriers électroniques :

  • Traitement efficient du courrier électronique. Lorsque vous avez des moments dédiés à la lecture de votre boîte de réception, vous pouvez traiter les courriels de manière beaucoup plus efficiente. De plus, des études montrent que le traitement par lots réduit la probabilité que les gens envoient des courriels en colère, et ce, même lorsqu'ils sont stressés​9​.
  • Amélioration de la concentration et de la productivité. Grâce à la mise en lots des courriers électroniques, vous ne basculerez plus constamment entre le travail important et votre boîte de réception. Ainsi, votre cerveau peut mieux se concentrer et votre productivité augmentera.
  • Moins de stress. Vous n'aurez plus à vous soucier de devoir traiter vos courriels dès leur réception. C'est pourquoi la mise en lots des courriels réduit le stress et améliore la qualité du sommeil​10​. Cependant, il faut savoir que la mise en lots des courriers électroniques ne convient pas vraiment aux personnes qui ont un taux de névrose élevé​9​.
Le traitement par lots des courriers électroniques peut réduire considérablement votre stress et vous donner le sentiment de mieux maîtriser la situation

Cinq étapes faciles pour gérer le courrier électronique de manière productive

La mise en lots des courriers électroniques est un moyen extrêmement facile et efficace pour être plus productif et réduire le stress. Vous pouvez commencer à le pratiquer dès maintenant en suivant ces cinq étapes essentielles :

  1. Décidez du nombre de fois par jour que vous souhaitez consulter votre boîte de réception. Une étude a montré que deux à quatre fois par jour pourrait être optimal​11​. Un autre bilan de la recherche recommande de le faire toutes les 45 minutes si vous voulez être très disponible sans sacrifier votre concentration​12​. Tout dépend en fin de compte de votre situation professionnelle et de votre situation particulière. Personnellement, je pense que trois fois par jour convient à la plupart des gens.
  2. Choisissez des moments spécifiques pour vérifier votre courrier électronique. Par exemple, 10 heures, 14 heures et 17 heures. Pour une productivité optimale, vous pourriez traiter les courriels importants en fin de matinée, lorsque votre cerveau est encore très alerte. Je ne recommande pas de vérifier votre courrier électronique en début de matinée. 
  3. Ajoutez vos horaires de courrier électronique à votre emploi du temps et/ou à votre liste de choses à faire. Cela vous aidera vraiment à développer une discipline de consultation des courriels. Vous avez beaucoup plus de chances de vous impliquer dans le traitement par lots des courriers électroniques si vous le planifiez.
  4. Utilisez des rappels. La mise en lot des courriers électroniques peut sembler étrange au début, mais comme toutes les bonnes habitudes, elle vient avec le temps et la continuité. Le meilleur moyen d'y parvenir est d'utiliser des rappels dans un premier temps (en utilisant votre liste de tâches ou votre calendrier) pour vous aider à respecter votre routine de traitement des courriels.
  5. Rendez le courrier électronique difficile d'accès en dehors des heures de consultation.. Il peut être très tentant de consulter ses courriels. Pour rendre la tentation plus difficile, vous pouvez bloquer votre application de courrier électronique sur votre téléphone à certains moments. Veillez également à ne laisser l'onglet de votre navigateur de courriel ouvert qu'en cas de nécessité et à désactiver vos notifications de courriel, sauf en cas d'absolue nécessité​8​.
Mettre en place des rappels pour vérifier votre boîte de réception peut vous aider à pratiquer la mise en lots des courriers électroniques de manière systématique.

Que faire si les gens attendent de moi une réponse immédiate ?

Parfois, vous pouvez avoir l'impression que les gens veulent que vous répondiez immédiatement à leur courriel. Mais selon les recherches, les émetteurs de courriels n'exigent pas nécessairement une réponse aussi rapide que vous le pensez​12​. On surestime la rapidité avec laquelle les gens souhaiteraient une réponse.

Il est normal de vouloir répondre rapidement aux courriers électroniques : cela nous donne le sentiment d'être compétents et responsables.​13​.

Mais la plupart des expéditeurs de courriels sont des personnes relativement raisonnables. Elles ne s'attendent pas à ce que vous soyez disponible tout le temps.

Il est inutile de se préoccuper de répondre rapidement à un courriel. La plupart du temps, les personnes qui vous envoient des courriels ont des attentes raisonnables.

Si tel est le cas, posez-vous cette question importante : qu'est-ce qui est le plus important pour moi, répondre rapidement ou diminuer mon niveau de stress et d'anxiété ? Est-ce que je veux gérer mes courriels de façon stratégique ou bien est-ce que je veux être esclave de ma boîte de réception ?

Si votre santé mentale et votre bien-être sont importants pour vous, vous pouvez négocier vos attentes en matière de courrier électronique avec vos collègues, vos employeurs et vos clients. Si vous faites valoir que cela vous rend plus productif, il est fort probable qu'ils acquiesceront à votre demande.

Mais il y a une raison plus importante pour laquelle vous ne devriez pas vous concentrer sur le fait d'être disponible en permanence...

Êtes-vous prêt à devenir plus fiable ?

Avez-vous déjà envoyé un courriel à quelqu'un mais n'avez jamais eu de nouvelles de cette personne ? Je ne parle pas de personnes qui ont simplement refusé une offre en ne répondant pas. Je parle de collègues ou de directeurs qui étaient censés vous donner une réponse mais qui ne l'ont jamais fait.

Cela arrive tout le temps. Avez-vous l'impression de pouvoir compter sur ces personnes ? Probablement pas.

Pourquoi certaines personnes ne répondent-elles pas de manière fiable à leurs courriels ? Parce que leur limite a été atteinte.

Les recherches montrent que le nombre de courriers électroniques que nous pouvons traiter a une certaine limite​14​. Au-delà d'un certain point, nous ignorons, effaçons ou oublions de répondre aux courriels entrants.

Comment cela se fait-il ? Lorsque les gens vérifient constamment leur boîte de réception, ils répondent rapidement. Mais en répondant rapidement, ils reçoivent encore plus de courriels, plus fréquemment. Plus ils reçoivent de courriels, moins ils sont en mesure d'y répondre. Par conséquent, de nombreux messages restent sans réponse​15​. C'est ainsi que les gens deviennent peu fiables.

Nous sommes sous pression d'être disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Mais une disponibilité constante nous rend moins fiables.

Voila l'ironie : nous pensons qu'être constamment disponibles nous rendra plus productifs et plus compétents. Mais en réalité, c'est le contraire qui se produit. Être disponible vous rend moins fiable. C'est catastrophiquement contre-productif.

Vous pouvez pratiquer la mise en lot des courriels ou vérifier vos courriels en permanence. Mais une seule de ces méthodes vous rendra fiable, productif et serein. Sur le long terme, il est beaucoup plus facile et efficace d'être fiable que d'être disponible en tout temps.

Recherches citées (cliquer pour agrandir)

  1. 1.
    Blank, C. et al. Emotional Footprints of Email Interruptions. in Proceedings of the 2020 CHI Conference on Human Factors in Computing Systems (ACM, 2020). doi:10.1145/3313831.3376282.
  2. 2.
    Becker, W. J., Belkin, L. Y., Conroy, S. A. & Tuskey, S. Killing Me Softly: Organizational E-mail Monitoring Expectations’ Impact on Employee and Significant Other Well-Being. Journal of Management 014920631989065 (2019) doi:10.1177/0149206319890655.
  3. 3.
    Addas, S. & Pinsonneault, A. E-Mail Interruptions and Individual Performance: Is There a Silver Lining? MISQ 381–405 (2018) doi:10.25300/misq/2018/13157.
  4. 4.
    Barley, S. R., Meyerson, D. E. & Grodal, S. E-mail as a Source and Symbol of Stress. Organization Science 887–906 (2011) doi:10.1287/orsc.1100.0573.
  5. 5.
    Leroy, S. Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes 168–181 (2009) doi:10.1016/j.obhdp.2009.04.002.
  6. 6.
    Jackson, T., Dawson, R. & Wilson, D. Reducing the effect of email interruptions on employees. International Journal of Information Management 55–65 (2003) doi:10.1016/s0268-4012(02)00068-3.
  7. 7.
    Renaud, K., Ramsay, J. & Hair, M. ‘You’ve Got E-Mail!’ … Shall I Deal With It Now? Electronic Mail From the Recipient’s Perspective. International Journal of Human–Computer Interaction 313–332 (2006) doi:10.1207/s15327590ijhc2103_3.
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    Mark, G. et al. Email Duration, Batching and Self-interruption. in Proceedings of the 2016 CHI Conference on Human Factors in Computing Systems (ACM, 2016). doi:10.1145/2858036.2858262.
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    Akbar, F. et al. Email Makes You Sweat. in Proceedings of the 2019 CHI Conference on Human Factors in Computing Systems  – CHI ’19 (ACM Press, 2019). doi:10.1145/3290605.3300898.
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    Kushlev, K. & Dunn, E. W. Checking email less frequently reduces stress. Computers in Human Behavior 220–228 (2015) doi:10.1016/j.chb.2014.11.005.
  11. 11.
    Gupta, A., Sharda, R. & Greve, R. A. You’ve got email! Does it really matter to process emails now or later? Inf Syst Front 637–653 (2010) doi:10.1007/s10796-010-9242-4.
  12. 12.
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    Sonnentag, S., Reinecke, L., Mata, J. & Vorderer, P. Feeling interrupted-Being responsive: How online messages relate to affect at work. J Organ Behav 369–383 (2017) doi:10.1002/job.2239.
  14. 14.
    Stich, J.-F., Tarafdar, M., Stacey, P. & Cooper, C. L. E-mail load, workload stress and desired e-mail load: a cybernetic approach. Info Technology & People 430–452 (2019) doi:10.1108/itp-10-2017-0321.
  15. 15.
    Kooti, F., Aiello, L. M., Grbovic, M., Lerman, K. & Mantrach, A. Evolution of Conversations in the Age of Email Overload. in Proceedings of the 24th International Conference on World Wide Web – WWW ’15 (ACM Press, 2015). doi:10.1145/2736277.2741130.

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